۵ چالش رایج حسابداری خدماتی و راه حل آن ها

همان‌طور که می‌دانید حسابداری چند نوع است. حسابداری خدماتی به‌عنوان یکی از زیرشاخه‌های حساس حسابداری می‌تواند چالش‌های متعددی را در پیشروی شما بگذارد؛ چراکه فعالیت‌های مشاغل خدماتی عمدتاً ملموس نبوده و در قالب یک محصول عرضه نمی‌شوند.

با اطلاع از تفاوت حسابداری خدماتی و پروسه آن قادر خواهید بود تا از بروز این چالش‌ها جلوگیری کرده و ریسک زیان‌های مالی و حقوقی را بگیرید.

نرم‌افزار حسابداری خدماتی برای شرکت های خدماتی یکی از ابزارهای ضروری برای مدیریت دقیق مالی کسب‌وکارهای خدمات‌محور است و به مدیران کمک می‌کند تا بدون سردرگمی، فرایند ثبت هزینه‌ها، درآمدها، قراردادها و گزارش‌گیری را به‌صورت یکپارچه انجام دهند. در مشاغل خدماتی که محصول فیزیکی وجود ندارد، دقت در حسابداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و یک نرم‌افزار تخصصی می‌تواند ریسک خطاهای مالی، اتلاف زمان و مشکلات حقوقی را به حداقل برساند. 

در ادامه، ۵ چالش رایج حسابداری خدماتی و راه‌حل‌های عملی آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

مهم ترین تفاوت های حسابداری خدماتی

پیش از آن‌که به سراغ بررسی چالش‌های حسابداری خدماتی برویم، لازم است ابتدا به این سؤال پاسخ دهیم که تفاوت حسابداری خدماتی چیست و چرا انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری آنلاین مناسب برای مدیریت دقیق این نوع فعالیت‌ها اهمیت دارد. 

ویژگی‌هایی که حسابداری خدماتی را از سایر انواع حسابداری متمایز می‌سازد، عبارت‌اند از:

تفاوت در ماهیت فعالیت

بزرگ‌ترین و مهم‌ترین تفاوت این نوع از حسابداری، ماهیت فعالیت آن است؛ یعنی شرکت‌های خدماتی، به‌جای ارائه محصول به ارائه خدمات و دریافت کارمزد می‌پردازند و این شرکت‌ها (مثل هتل‌ها، آموزشگاه‌ها، کارگاه‌ها، شرکت‌های حمل‌ونقل و غیره ) با انبوهی از دریافتی و پرداخت‌های جزئی سروکار دارند.

عدم وجود حساب موجودی و بهای تمام شده

در حسابداری مشاغل خدماتی، برخلاف سایر شغل‌ها (به‌استثنای مشاغلی مثل تعمیرگاه‌ها و هتل‌ها)، اغلب چیزی به نام موجودی کالا یا بهای تمام شده وجود ندارد. یعنی آن دسته از خدماتی که فقط به ارائه خدمات می‌پردازند از این جهت روند حسابرسی را تسهیل می‌سازند.

تفاوت در شناسایی و ثبت درآمد

شرکت‌های خدماتی، معمولاً پس از ارائه خدمات یا تکمیل آن، مبلغ را دریافت می‌کنند. این دریافتی‌ها می‌توانند به‌صورت نقدی یا حتی اقساطی باشند. یکی از موارد مهم این است که به‌عنوان یک حسابدار خدماتی شما نمی‌توانید یک شبه به ثبت گزارش‌ها و صورت‌حساب‌ها بپردازید. شما می‌بایست بر اساس حجم فعالیت‌ها و خدمات این شرکت‌ها به‌صورت آخر وقت اداری یا آخر ماه از تکمیل تمام حساب‌ها و تراکنش‌ها اطمینان حاصل کرده و سپس گزارش‌گیری کنید.

تفاوت در چرخه عملیات حسابداری مؤسسات خدماتی

چرخه حسابداری مؤسسات خدماتی، کمی متفاوت‌تر از سایر مشاغل است. در ادامه به طور خلاصه چرخه حسابداری خدماتی را معرفی خواهیم کرد:

1	مرحله جمع‌آوری داده‌ها	6	تنظیم تراز آزمایشی
2	مرحله تجزیه و تحلیل داده‌ها	7	تنظیم صورت‌های مالی
3	مرحله ثبت معاملات	8	بررسی و اصلاح حساب‌های دفاتر مرکزی
4	انتقال آیتم‌ها و اقلام	9	تکمیل حساب‌های موقت و جاری
5	تنظیم و تدوین کاربرگ	10	تنظیم تراز آزمایشی پایانی

مهم ترین چالش های حسابداری خدماتی

خدمات یک شرکت خدماتی بسته به ماهیت شغل و حجم فعالیت، چالش‌های متفاوتی را برای حسابدار ایجاد می‌کند؛ به‌همین دلیل استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری ابری قابل اعتماد می‌تواند بخش زیادی از این پیچیدگی‌ها را مدیریت و ساده‌سازی کند. 

مهم‌ترین چالش‌های حسابداری خدماتی عبارتند از:

تفاوت در درآمد و دریافتی ها

مشاغل خدماتی پس از ارائه و تکمیل خدمت به مشتری، به درآمد می‌رسند. شما به‌عنوان یک حسابدار خدماتی می‌بایست از این مطلب اطلاع داشته باشید، که برخی از طرفین پروژه این شرکت‌ها، در حین انجام پروژه یا حتی پس از تکمیل آن به علت نارضایتی از کیفیت خدمات یا عدم تطابق با سفارش اصلی، از پرداخت مبلغ توافق ‌شده اجتناب می‌کنند؛ لذا ممکن است شرکت موردنظر برای اجتناب از چنین وضعیتی، بسیاری از شرکت‌ها  مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت دریافت و ثبت می‌کنند.

به‌عنوان یک حسابدار، می‌بایست علاوه بر ثبت این دریافتی‌ها، در انتهای روز کاری از وصول مبلغ کل قرارداد یا استرداد آن اطمینان حاصل کنید. انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری خدماتی مناسب و تخصصی برای ثبت و اصلاح این موارد، تصمیم هوشمندانه‌ای بوده و می‌تواند شما را از بسیاری از ریسک‌ها و دوباره‌کاری‌ها مصون نگه دارد.

امکان دریافت وجه در آینده

این روزها شرکت‌های خدماتی هم مثل بسیاری از شرکت‌های تجاری به ارائه خدمات اقساطی پرداخته و یا به‌صورت توافقی مبلغ خدمات در موعد مشخصی دریافت می‌کنند. کار آنجایی سخت می‌شود که شرکت موردنظر به طور گسترده این قبیل خدمات را ارائه دهد. در این حالت شما می‌بایست ضمن ثبت حساب‌های پیش‌پرداخت، روند وصول و گزارش‌گیری فاکتورهای مربوطه را هم دنبال کرده و در بازه زمانی مشخص‌، وضعیت فاکتور را تغییر داده و دریافت مبلغ را تائید کنید. از طریق داشتن یک سیستم حسابداری شفاف و پیگیری منظم تراکنش‌ها قادر خواهید بود تا از هر نا ترازی مالی در امان بمانید.

ثبت هزینه های جزئی و پرداخت به تنخواه گردان ها

یکی از موارد مهم دیگری که می‌تواند روند حسابرسی شرکت‌های خدماتی را با چالش مواجه کند، هزینه‌های جزئی و پرداخت به تنخواه‌گردان‌ها است. این ریزپرداخت‌ها در یک بازه زمانی بلند و حتی در یک مدت یک‌ماهه می‌تواند اختلاف حساب جدی‌ای را ایجاد کند. به منظور پیشگیری از این شرایط می‌بایست کوچک‌ترین تراکنش‌های مالی، اعم از هزینه‌های جزئی و انتقال وجه به تنخواه‌گردان‌ها در سیستم حسابداری ثبت شود.

دشواری کنترل و مدیریت هزینه های مستقیم

میزان درآمد و بهره‌وری مشاغل خدماتی تا حد زیادی به هزینه‌های اداری، هزینه‌های نیروی انسانی، هزینه‌های سیستمی (مثل تجهیزات کامپیوتری و حسابداری، نرم‌افزارها و ...) و هزینه منابع بستگی دارد. به طور ویژه، تخصیص منابع شرکت به کارکنان و پیگیری موجودی منابع و وضعیت آن‌ها می‌تواند تا حد زیادی چالش‌برانگیز باشد. برای این منظور هم لازم است تا تمامی منابع به‌صورت شفاف ثبت و گزارش‌گیری شده و در خصوص تجهیزات کلیدی شرکت، موجودی‌ها به‌صورت شفاف ثبت و گزارش‌گیری شود.

محدودیت در دسترسی به نرم افزار حسابداری خدماتی

همان‌طور که بیان شد، شرکت‌های خدماتی در ساعات مختلف و حتی خارج از ساعات کاری اداری به ارائه خدمات پرداخته و دستمزد خدمات خود را به صورت‌های مختلفی دریافت می‌کنند. این رویه سبب می‌شود تا کارفرمایان این شرکت‌ها ناچار به استخدام حسابداران در چند شیفت کاری باشند و هزینه‌های بالایی را متحمل شوند. این مسئله عمدتاً از محدودیت‌ها و نقص‌های نرم‌افزار حسابداری سنتی و غیرحرفه‌ای منشأ می‌گیرد.

خبر خوب آن است که امروزه برخی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزارهای حسابداری، با علم بر این چالش‌ها، نرم‌افزاری را تحت عنوان نرم افزار حسابداری خدماتی ابری طراحی و در دسترس عموم قرار داده‌اند. این نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، تمامی محدودیت‌های نرم‌افزارهای پیشین را برطرف ساخته و به شما این امکان را می‌دهند تا در هرلحظه و با استفاده از گوشی یا لپ‌تاپ به نرم‌افزار متصل شده و روند حسابرسی خود را تکمیل کنید.

نتیجه گیری

حسابداری خدماتی همانند سایر زیرشاخه‌های حسابداری، با چالش‌هایی همراه است. از آنجایی که ماهیت فعالیت مشاغل خدماتی متفاوت بوده و عملاً کالایی به فروش نمی‌رسد، برخی از عملیات‌های حسابرسی این شرکت‌ها نیز متفاوت است. شما به‌عنوان یک کارفرما یا حسابدار خدماتی می‌بایست به تمامی جزئیات مالی شرکت، اعم از انتقال اقلام، پرداخت به تنخواه‌گردان‌ها، هزینه‌های اداری، تخصیص منابع و سایر موارد توجه داشته و تمامی رویدادهای مالی را به‌صورت شفاف ثبت کنید. برای این منظور می‌بایست یک نرم افزار حسابداری خدماتی تخصصی تهیه کرده و خریداری نمونه‌های آنلاین و ابری این نرم‌افزارها را در دستور کار خود قرار دهید.

سؤالات متداول

تفاوت حسابداری خدماتی با سایر رشته‌های حسابداری در چیست؟

مراکز خدماتی از طریق ارائه خدمات به کسب درآمد می‌پردازند و این امر باعث می‌شود تا در حسابرسی بخش‌هایی مثل موجودی انبار، ثبت و جمع‌بندی معاملات، تنظیم ترازهای آزمایشی و صورت‌های مالی، با پروسه نسبتاً متفاوتی مواجه باشید.

چگونه می توان روند حسابداری خدماتی را تسهیل بخشید؟

با پیروی از یک پروسه حسابداری روشن، استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حسابداری حرفه‌ای، ثبت و تجزیه و تحلیل به‌موقع اطلاعات مالی می‌توانید روند حسابداری خدماتی را تا حد زیادی آسان و شفاف ساخته و از هرگونه خسارت مالی و حقوقی در امان بمانید.